工作不能只是做苦工!

圖書採購中有一項工作是要維護訂單記錄. 書商對於圖書的訂購狀況通常會定時回報.故常常需要在訂單記錄中加上很多註記,例如未出版(NYP),缺貨(OS),絕版(OP),取消訂單等等. 若訂單需要轉給其它書商時, 要修改的欄位更多了.

以前在系統中加註時,通常只是常利用快速鍵或設定欲修改的文字來加快這項繁瑣的事務性工作. 今天作業照例也是這樣做,但不知為何,作業上常常不順,欲修改的文字常有漏字的情況產生,進而想一定要這樣作苦工嗎? 開口問了同事,原來才知原來在系統有個巨集頁籤,不過同事在寫巨集時遇到困難,碰到定長欄中有下拉式選單時,就會卡住.

一語驚醒夢中人,原來系統提供這樣的功能可以省力且加強資料修改的精確度.同事在某個點卡住了,但我並不因此就放棄. 心想巨集無非就是把一連串的動作指令依序記下,只要能掌握原理,應該可以達成同時修改多個欄位的效果. 於是動手花時間try了一下, 終於達成使命. 成功的那一剎那, 自己都忍不住歡呼起來(其它同事聽到了, 也跟著高興), 因為真的加快了工作速度, 還有修改資料的精確性..

我有時在心裡想, 不論做怎樣再事務性的工作, 其實都要常常問自己, 別人這樣做, 不一定代表你得跟著這樣做(當然一開始熟悉工作內容時,有必要follow up前人的腳步), 每個人都需要常常與自己對話: "我不要做苦工, 一定還有更好的方法吧!", 同時能夠勇於開口問與不斷嘗試, 這樣才有機會改變現有單調的工作, 能夠想到一個更好的作業方式時, 自己一定也會更開心的!

ISBN比對函數

對於Excel函數的運用, 其實自己並不能算是個中高手, 通常是碰到難題時, 就問問唸土木工程的老公, 每次總是收穫良多, 才發現自己對於excel的運用真的只是會一點皮毛而已. 而我週遭的朋友, 可能是因為唸文科, 對excel函數的運用也常常止於作作數值的加總而已. 因自己最初寫Blog的用意在於記錄自己工作上的心得, 作為隨實查用的筆記; 另一方面也是藉此分享所知的工具或技能, 故在內心小小掙扎了一下, 還是花點時間把最近工作上遇到的問題記錄下來, 如果Excel高手看到此文, 請勿見笑, 我的用意只是在於記錄與分享.

最近承接圖書採購的專案計畫, 發現參與人員自己所提的書單中, 就常常出現重複的書單. 主要原因可能是因為訂單的書目來源併自於不同的書商, 且訂單筆數往往是數百筆或數千筆, 若想要以人工的方式找出重複書目, 其實是很愚公移山的事. 但這樣的書單提給採購人員後, 其實是浪費採購人員的時間與人力. 複本查核如能確實, 才不會造成重複採購, 浪費金錢.

這種書單量太大而又想避免重複書單的情況其實是可以用excel函數來幫忙的. 因為ISBN猶如圖書的身份證一般, 故可以用來查核複本書單. 在Excel中可以用來比對的函數也有好幾個, 如果只是想單純查某一個表單與另一個表單是否有重複的ISBN出現, 其實可以運用下列的函數:

=IF(COUNTIF(Sheet1!G$2:G$56,H2),"found","not found")

此公式的意思即在於: 以H2的值在表單Sheet1中的G欄(從G2到G56)中查找, 如果值大於0, 就標示成"found", 如果等於0就標式成"not found".

運用時記得先將ISBN欄(在此例中為表單Sheet1中的G欄與Sheet2中的H欄)做處理, 包括:

1. 先將ISBN欄中的 "-"都先拿掉, 可用尋找/帶代(Ctrl+F)或Subtitute函數
2. 另外ISBN欄的格式需以文字格式呈現

希望此文的分享對於需要大量提訂書單的工作者有一點幫助, 至少不要自己提的書單一再出現重複書單!