對於Excel函數的運用, 其實自己並不能算是個中高手, 通常是碰到難題時, 就問問唸土木工程的老公, 每次總是收穫良多, 才發現自己對於excel的運用真的只是會一點皮毛而已. 而我週遭的朋友, 可能是因為唸文科, 對excel函數的運用也常常止於作作數值的加總而已. 因自己最初寫Blog的用意在於記錄自己工作上的心得, 作為隨實查用的筆記; 另一方面也是藉此分享所知的工具或技能, 故在內心小小掙扎了一下, 還是花點時間把最近工作上遇到的問題記錄下來, 如果Excel高手看到此文, 請勿見笑, 我的用意只是在於記錄與分享.
最近承接圖書採購的專案計畫, 發現參與人員自己所提的書單中, 就常常出現重複的書單. 主要原因可能是因為訂單的書目來源併自於不同的書商, 且訂單筆數往往是數百筆或數千筆, 若想要以人工的方式找出重複書目, 其實是很愚公移山的事. 但這樣的書單提給採購人員後, 其實是浪費採購人員的時間與人力. 複本查核如能確實, 才不會造成重複採購, 浪費金錢.
這種書單量太大而又想避免重複書單的情況其實是可以用excel函數來幫忙的. 因為ISBN猶如圖書的身份證一般, 故可以用來查核複本書單. 在Excel中可以用來比對的函數也有好幾個, 如果只是想單純查某一個表單與另一個表單是否有重複的ISBN出現, 其實可以運用下列的函數:
=IF(COUNTIF(Sheet1!G$2:G$56,H2),"found","not found")
此公式的意思即在於: 以H2的值在表單Sheet1中的G欄(從G2到G56)中查找, 如果值大於0, 就標示成"found", 如果等於0就標式成"not found".
運用時記得先將ISBN欄(在此例中為表單Sheet1中的G欄與Sheet2中的H欄)做處理, 包括:
1. 先將ISBN欄中的 "-"都先拿掉, 可用尋找/帶代(Ctrl+F)或Subtitute函數
2. 另外ISBN欄的格式需以文字格式呈現
希望此文的分享對於需要大量提訂書單的工作者有一點幫助, 至少不要自己提的書單一再出現重複書單!
