Library Journal 於今年3月1日那一期中有一篇文章"Building a Better ERMS", 總括了這十多年來電子資源管理系統(Electronic Resource Management System, 簡稱ERMS)發展的評價. 似乎現今的ERMS系統無法滿足所有館員的功能需求, 但發展至今, 有一些好的功能逐漸成熟, 例如ERMS中的合約管理等; 也有急待加強的功能, 例如ERMS與其它系統中的可操作性與相容性.
文中提到對於圖書館員而言, 有六大功能希望能透過ERMS有效的管理, 包括:
1.工作流程管理(Workflow Management): 包含電子資源採購進館後各項處理到通知使用者使用的整個流程.
2.合約管理(License Management): 包含電子資源採購後所簽定合約的備份, 續約時間通知, 重要合約條款可以顯示給相關館員與讀者參考等.
3.使用統計管理(Statistics Management): 包含使用統計的收集與管理, 例如透過SUSHI標準自動擷取得電子資源的使用統計與分析.
4.管理者帳密的儲存與管理(Administrative Information Storage): 有些電子資源是透過帳密來控管使用, 故在ERMS 中也需要兼顧到此部份管理上的需求.
5.採購分析(Acqusition Functoinality): 希望ERMS系統能支援部份的採購分析, 如預算與經費控管,以及相關分析報表的提供等.
6.系統間的可操作性與相容性(Interoperability): 例如ERMS與圖書館系統(ILS)間的相容性, 允許可以進行資料的上載, 下載或更新等.
其中讓館員抱怨最多的應該就是工作流程管理這一項功能的缺失. 受訪的館員指出ERMS對於工作流程設計的功能, 既不夠有彈性, 也太一般性而不夠因應細微的工作程序; 另外還有使用統計管理, 採購成本分析管理等項目也普遍沒法獲得好評, 而ERM系統與其它系統(如ILS)間缺乏互動性, 更是目前ERMS系統普遍存在的問題. 缺乏共通的標準是原因所在, 還好目前在圖書館員, 系統商, 標準製訂組織, 期刊代理商等的合作下, 很多電子資源的相關標準逐漸發展出來, 例如: COUNTER為使用統計格式標準 , SUSHI為使用統計傳輸標準, 其它如KBART(Knowledge Base And Related Tools), CORE(Cost of Resource Exchange)等也逐漸發展中.
文中也看到幾家大的ERMS系統, 分別是III的Millennium ERM, Seiral Solution的360 Resource Manager及Ex Libris的Verde. 另外還有一些Open Source 的ERM系統, 例如: Univ. of Notre Dame所發展的CORAL, Univ. of Wisconsin的ERMes等. 此外, 因應以服務導向結構(Service Oriented Architecture, SOS)下所發展的系統, 如OCLC雲端概念下所發展的WMS(Web-Scale Management Service),也有意加入ERM管理這一部份, 值得後續觀察其未來的發展.
對於ERMS, 館內一直屬於評估階段.看完此篇文章後, 深知沒有一個系統能夠完美的符合每個館員的需求, 更何況電子資源的形式也一直在發展變形中. 電子資源管理的工作相對也變得多樣且複雜. 對於館員, 面對引進的電子資源數量越來越多, 實需要有一個好的工具來管理, 避免與編目工作上的重複人力; 對於讀者而言, 一個好的電子資源管理系統也能統整且條列分明的呈現各式電子資源. 任何系統都是配合著科技進展而不斷在發展中, 我們似乎無法等到一個完美系統誕生後才決定使用這個系統, 或許只能從現存系統中選擇最適者吧?!
資料來源:
Maria Collins & Jill E. Gorgg. "Building A Better ERMS". Library Journal (Mar. 2011). Access Date: Mar. 25, 2011.
